Häufig gestellte Fragen

• Was ist ein Starterpaket/Modernisierungspaket und wie beantrage ich es?

  Ein Starterpaket bzw. Modernisierungspaket umfasst eine sogenannte Initialberatung für interessierte Bedarfsträger in technischen, organisatorischen und fachlichen Fragestellungen zum Einsatz der LIP. Dabei werden die Anforderungen sowie die jeweiligen Rahmenbeding-ungen ermittelt, diese hinsichtlich Umsetzbarkeit geprüft und Handlungsoptionen aufgezeigt.

  Insbesondere werden dabei die folgenden Aufgaben durch den Auftragnehmer in Zusammenarbeit mit dem Bedarfsträger durchgeführt:

  • Vorstellung des Funktionsumfangs und der Gestaltungsmöglichkeiten des FMS,
  • Grobe Anforderungsanalyse und Klärung der Frage, für welche Einsatzszenarien das FMS bei dem Bedarfsträger genutzt werden soll, d.h. welche Formulare sollen entwickelt werden, welche Prozesse sind zu unterstützen, welche Fachverfahren sind ggf. anzuschließen, zu welchen Drittsystemen (z.B. SAP oder DMS) sind ggf. Import- oder Export-Schnittstellen zu entwickeln,
  • Analyse der Ist-Situation beim Bedarfsträger (Bestandsaufnahme) hinsichtlich dessen Infrastruktur (Betriebssysteme, Server, Datenbanken, Fachverfahren, ggf. Altsysteme),
  • Aufzeigen möglicher Betriebsvarianten und dabei Klärung der Frage, ob die zukünftige FMS-Lösung bei dem Bedarfsträger oder beim ITZBund betrieben werden soll,
  • Überprüfung der grundsätzlichen Umsetzbarkeit der Anforderungen und Ableitung des Handlungsbedarfs,
  • Ggf. Entwicklung eines rudimentären Prototyps, der ein erstes Look-and-Feel für die zu entwickelnde Lösung darstellen soll.

  Als Ergebnis dieser Phase sollte eine Entscheidung dahingehend getroffen werden,

  • ob der Auftragnehmer dem Bedarfsträger ein Angebot zur Erstellung einer FMS-Lösung vorlegen soll oder
  • ob, unter den gegebenen Rahmenbedingungen, FMS nicht geeignet ist, die Anforderungen des Bedarfsträgers zu erfüllen.

  Der Umfang des Starterpakets kann pro Behörde und Projekt bis zu 5 Personentage betragen. Die Beantragung erfolgt formlos per Mail an den Verteiler fms-rahmenvertrag@itzbund.de und sollte eine grobe Beschreibung des zu überprüfenden "Projekts" enthalten. Was genau soll in welchem Rahmen umgesetzt werden?

• Was muss ich tun, um ein FMS-Formularcenter beim ITZBund hosten zu lassen?

  Das initiale Einrichten des Hosting wird über einen Einzelauftrag abgewickelt. Für den laufenden Betrieb wird ein Serviceschein und eine Pflegevereinbarung abgeschlossen. Der Serviceschein deckt die betrieblichen Leistungen ab und die Pflegevereinbarung Änderungen am Formularserver bzw. dem Verfahren.

• Was muss ich tun, um meine Formulare bzw. mein Verfahren in FMS umsetzen zu lassen?

  Um die Umsetzung eines Formulars zu beantragen, muss der jeweilige Bedarfsträger (die Behörde) eine sogenannte Angebotsaufforderung an das ITZBund übermitteln. Diese beinhaltet alle für eine Umsetzung notwendigen Informationen, mit Hilfe derer die weiteren Prozesse eingeleitet und durchgeführt werden.

  Die Angebotsaufforderung ist ein vorgefertigtes Dokument, in dem sämtliche Eckdaten abgefragt werden (z. B. Art des Formulars, voraussichtliche Nutzerzahlen, gewünschte Umsetzung im Intra- oder Internet usw.). Sie wird per E-Mail von Ihnen beim angebotsmanagement@itzbund.de des ITZBund angefordert.

  Für die Umsetzung wird dann ein sogenannter Einzelauftrag abgeschlossen.

  Bei komplexen Verfahren kann ein Beratungsauftrag vorgeschaltet werden.

  Bei fehlenden internen Ressourcen kann zur Umsetzung einer solchen Beratungs- oder Entwicklungsleistung der rahmenvertraglich vorgesehene Dienstleister in Anspruch genommen/beauftragt werden.

  Die Umsetzung der Entwicklungsleistungen und Inbetriebnahme des Verfahrens erfolgt im Rahmen eines Servicescheins. Am Ende steht die fertige Anwendung bzw. das fertige Verfahren.

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